采购流程管理的内容和要点

采购流程管理，其实就是企业为了让采购这件事做得合理，对采购活动做计划、做安排，保证该买的东西能买到位。

采购流程管理都管些什么

采购流程是采购管理里很关键的一块，它相当于采购活动具体怎么执行的一套标准。因为采购来源不一样、采购方式不一样、采购对象也不一样，流程多多少少会有差别，所以怎么设计流程就很重要。企业越大，采购金额越多，越得把流程设计当回事。设计的时候比较适合用闭环的思路，也就是实施、监控、反馈、优化这么转一圈。一般采购流程会包括采购计划、采购认证、采购订单和管理评价这四个环节。

设计采购流程时，有几件事得留意。

流程的环节得跟采购物品的数量、种类和区域对得上。环节太多，作业内容和成本都会往上加，效率反而下来；环节太简单，采购过程又容易失控。

流程还得顺畅、前后一致。别出现同一份采购文件在不同部门走不同做法的情况；也别让同一份采购文件要太多部门签字，签来签去，效率就没了。

每项作业的任务、权力和责任要明确，核查办法也要说清楚。同时还得留点弹性，免得碰上偶发情况时，作业过程出现摩擦、重复或者混乱，比如“紧急采购”这种事儿。

流程设计也要体现民主决策，不能让某一个部门拍脑袋定了。应该把计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员拉在一起研究决定。一个完整的采购作业流程，通常包括这些内容：发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。

发现需求

采购的起点就是发现需求。对一般企业来说，采购往往是从某个部门的具体需求开始的。比如，办公室要办公用品；实验室要实验器材；生产部门要原材料，等等。每个部门里具体负责业务的人，应该很清楚自己部门要什么、要多少、什么时候要。所以各部门得先提出自己的采购需求计划，在规定时间里交给采购部门，再由采购部门集中采购，满足企业发展的需要。对配送中心来说，采购需求一方面来自中心内部各部门的实际需要；另一方面来自客户的采购需求。配送中心要做的，就是审核这些采购需求，再确定采购计划，比如采购多少、在哪儿采购、什么时候采购，等等。

编制采购计划

　　采购计划，是企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上，对计划期内物料采购活动做的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划，是为了保证供应各项生产经营活动的物料需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划，是指年度采购计划，也就是企业计划年度内生产经营活动中需要采购的各种物料的数量和时间安排。采购计划是企业生产计划的一部分，也是企业年度计划与目标的组成部分。编制一份完整的采购计划，主要包括下面八个环节：

1.准备认证计划

采购认证，是企业采购人员对采购单位进行考察并建立采购关系的过程。制定采购计划需要和认证部门协作。准备认证计划是整个采购计划工作的起点，也是做好采购计划的基础，主要有四方面内容：接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。

2.评估认证需求

这是编制采购计划的第二步，主要是分析所采购物料的基本情况，比如数量、规格、质量标准、涉及金额等。因为在具体规格要求交给供应商之前，采购部门是能见到它的一个部门，所以需要对其进行检查。如果采购部门的人对申请采购的产品或服务不熟，检查就容易变成走过场。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上，才能保证采购的科学性。

3.计算认证容量

它主要包括四方面内容。

(1)分析项目认证资料，也就是对需要采购的物料项目进行分析认证，这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说，熟练分析几种物料的认证资料还能做到，要分析成千上万种物料，难度就很大，甚至不太可能。这就要求采购人员不仅要熟悉业务，还得学会借助专业力量来分析采购物料的情况。

(2)计算总体认证容量，就是通过分析供应商订单容量，来确定采购市场中总体的采购产品或服务总量。

(3)计算承接认证容量，在总体认证容量的基础上，确定配送中心可以利用的供应商数量，以及供应商能提供所要采购产品和服务的数量。

(4)确定剩余认证容量，某物料的剩余认证容量，是所有供应商群体的剩余认证容量的总和。

4.制定认证

计划制定认证计划主要包括：

(1)把需求与市场容量对比，做综合平衡。一般情况下，市场供应的某种物料容量和配送中心的需求是有差异的。一种情况是供大于求，另一种情况是供小于求。如果是后一种情况，就需要采购部门做综合平衡，确定剩余的采购容量，再去找新的供应商，开辟新的供货渠道。

(2)制定认证计划。配送中心经过对比和平衡之后，要制定物料的需求认证计划，并以此为根据做好订单计划。认证物料数量的公式如下：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验检测需求数量+样品数量+机动数量

5.准备订单计划

这是订单环节的开始，主要有四方面内容。

(1)预测市场需求。要想制订比较准确的订单计划，必须掌握客户订单和市场需求计划，再进一步分解，就得到生产需求计划。

(2)确定生产需求。企业的生产需求是根据生产计划确定的。采购计划人员要深入生产实际，学习和掌握生产计划及工艺知识，从而了解生产物料需求，确定企业的生产需求。

(3)准备相关的订单环境资料，包括订单物料的供应商信息、订单比例信息、包装信息、订单周期。配送中心一般采用计算机信息系统管理物资采购订单环境信息。

(4)制定订单计划说明书，主要包括：订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)，还有附表(市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料)。

6.评估订单需求

只有把物资采购订单需求评估准确，才能给计算订单容量提供参考依据，也才方便制定出好的订单计划。它主要包括三方面内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

7.计算订单容量

计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确算出订单容量，才能把需求和容量做对比，再经过综合平衡，制定出正确的订单计划。计算订单容量包括四方面内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

8.制定订单计划

这是采购计划的一个环节，也是重要的一个环节。订单计划做好之后，就可以按照计划进行采购工作。一份订单的内容包括下单数量和下单时间两方面。

下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存+安全库存量

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

选择供应商

供应商选得怎么样，直接关系到采购管理能不能做好。一个合适的供应商，能提供合适的、高质量的、足够数量的、价格合理的、准时交货的物资供应，售后服务也跟得上。选供应商时，必须先做几个基本决策。一是决定自制还是外购；二是如果外购，就要通过一系列评估来确定供应商。为了有效地进行采购，配送中心的采购部门必须考虑供应商履行合同情况的记录、自己所购物料项目的分类表等。选好物料的供应商后，配送中心的相关采购人员就要发出采购订单。

拟定采购订单

配送中心和供应商之间如果已经签好了某种商品的销售协议，那就直接按协议供货。没有协议的话，配送中心就得自己走采购订单这一步。采购订单必须是书面的，哪怕之前打电话说好了，事后也得补一份书面订单。

货物跟催

订单发给供应商之后，配送中心还得盯着这批货，该催就催。有些企业会专门安排人负责跟踪和催货。跟踪就是定期看看订单走到哪一步了，确认供应商会不会按承诺发货。这么做也能早点发现问题，比如产品质量不过关、发货环节出了岔子，发现了就赶紧跟供应商沟通，尽量早点解决。

催货是给供应商加点压力，让他们把发货承诺当回事。要是供应商不按采购协议来，配送中心也得有动作，比如威胁取消订单、以后不再合作。一般来说，供应商都是经过严格筛选的，信用不会差到哪去，所以催货只用在少部分订单上。但物资紧张或者竞争激烈的时候，催货就很重要了。

验收货物

不少配送中心都有专门的验收部门。验收主要就是确认几件事：订的货是不是真的到了；到了的货有没有损坏；数量跟订单对不对得上；然后把货送到指定的仓库存储或者转运。验收的时候偶尔会遇到货物短缺，可能是运输途中丢的，也可能是发货时数量就不够。不管哪种情况，验收部门都得写一份详细报告交给供应商。

支付货款和更新记录

货验收完了，采购部门就按采购协议给供应商付款。这一步主要是把发票审核好。

以上步骤都走完，一次完整的采购还没算结束，采购部门还得更新采购记录。具体来说，就是把跟采购订单有关的文件副本收集起来归档，再把需要保留的信息整理成记录。要保存的记录一般有：采购订单目录、采购订单卷宗、采购商品文件、供应商历史文件、投标历史文件、采购协议（合同）等。

采购流程管理的要点

一、采购计划是企业采购的基本依据，也是防止乱采购的重要手段。得根据生产计划、物料需求计划和其他资源条件来编制，编好了就严格执行。

二、选供应商是采购流程管理里的关键环节。选的时候主要看这些方面：供货期、价格、质量、服务、位置、信誉、柔性等。可以多比几家，尽量把所有供应商都列出来，再用科学的方法挑出合适的。

三、价格在采购里一直是个敏感话题。买方想压价，卖方又想抬价，所以价格谈判就成了采购的一项重要工作。采购价格通常要经过多渠道询价、比价、估价、议价这几步，采购量大的话可以用竞标。另外，采购不光是价格的事，还有质量、交货时间和批量、包装和运输方式、售后服务等，得综合考虑，别光图便宜，结果在其他方面吃了大亏。

四、采购订单相当于合同文本，是有法律效力的。签发的时候必须特别仔细，每项条款都认真填，关键地方的用词要反复推敲，表达要简洁，意思要明确。每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等，都应该逐项审定。

五、采购订单签发了不等于采购工作就完了，还得跟踪订单执行情况，防止对方违约，保证订单顺利执行、货物按时进库。跟踪订单也能随时掌握货物动向，万一出意外，可以及时处理，避免不必要的损失，或者把损失降到最低。

六、货到了自己仓库以后，必须马上安排人验收。验收要按订单条款来，一条一条仔细核对。除此之外，还要检查货损情况，如果货损超标，得查明原因、分清责任，为索赔留下证据。验收没问题了才能签字认可。

七、付款之前必须核对支付发票和验收的货物清单是否一致，确认没问题才能签字。付款是一个动态连续的过程，管理上应该纳入企业管理信息系统，用采购管理子系统来实现采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能。

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