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询价格式不能与提议的合同格式相通会使达成相互认可的条款和付款方式的过程更加复杂。当使用统一合同格式（UCF）时，“样本合同”处于“统一合同格式”询价文件A到I部分，剩下的（K，L，and M 部分）是陈述和证明表、给供货商的指引以及供应商的选择标准。
准备并询价竞争性的投标、报价单和建议书，并且说明书、条款和付款方式都很中肯。
采购和询价计划
申请获批
准备并发出招标书
接受报价并评估
选择供应商
合同/订单的管理
接收货物和服务，采购完成
需求建议书：用于向预期的确供应商询价建议，他们有几种方式满足采购商的要求
请求报价书：用于询价对明确的采购的报价
投标或谈判邀请和初期的承约人答复也是询价计划的一部分
一份说明询价文件结构的封皮。大多数采购组织询价使用的封皮有多个用途，上部分客户用来作询价表格，中间部分供应商用来报价，下面客户用来接受报价。
价格进度合同。如果是一份混合型合同，不同类型的合同需要不同的进度。
适用于要采购的货物或服务的特定的条款和付款方式。（有时称为“样本文件”，因为使用选定的合同类型，他们就适用于所有的采购而且一般不适用于及时采购。）
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