如何让采购流程“流”起来？

前阵子，一个新员工要买电脑，审批单转到我这儿来了。

我盯着那个单子看了半天，没想通：这种事也要采购总监签字？除了让我晚两天批完、顺便刷个存在感，还能有啥用？

流程这东西，说白了就两类：一类是干活的流程，一类是签字的流程。

干活的流程——为了把一件事做成，几个人凑一块儿，你干完交给我，我干完交给他。谁先谁后、怎么干、谁负责，都得说清楚。核心就一个：让活儿在不同岗位之间顺顺当当传下去。

签字的流程——请假、报销、发票、营销计划这些，本质上也是流程，只不过多了一层一层的审批。它要解决的是：谁手里有多大权，谁能拍板。
01
流程该怎么搭

那设计流程的时候，先得搞清楚：这是干活的流程，还是签字的流程？两个东西侧重点完全不一样。

干活的流程，你得想明白：这件事分几步？谁先谁后？要拉哪几个部门进来？每个部门干什么？部门之间的边界在哪儿？

签字的流程，重点就一个：每个节点上的人，手里有多大权。
咱们平时碰到的流程，基本都是两种混在一起的，无非是干活的部分多一点，还是签字的部分多一点。
02
流程优化，难在哪儿
搭个流程不难，难的是搭完了还得一直改。

流程优化

第一个办法：把流程做成模板，再把模板公开。
什么意思？就是把流程相关的文件、表单都做成模板，然后放到大家都能看到、都能拿到的地方。

OA、ERP、WMS这些软件干的就是这个事——把大家认可的流程模板用软件固定下来，谁都能查到。
第二个办法：删、合、简、重
干活的流程优化，重点看任务拆得合不合理，各部门的操作有没有必要，责权利切得清不清楚。

举个例子：办公用品发放。原来的流程是库房先清点、入库，再出库给行政，行政再按申请单发下去。后来我想，非得经过库房吗？能不能行政签收后直接发，回头再去补出入库手续？

签字的流程优化，重点看授权到不到位。
比如质检报告，原来是质检组长审完、质检经理审、质量总监批。授权之后，能不能改成质检经理批，抄送质量总监就行了？
03
制度和流程，谁先来
制度和流程的关系，我想了很久。
一开始我觉得：肯定制度先有，制度是底子，流程是制度的表现形式。
后来听说了流程型组织这个词，又觉得：应该是流程先有，制度是流程固化下来的结果。
再过一阵子，又觉得制度先也对，流程先也有道理。
跟先有鸡还是先有蛋似的，越想越绕。
其实这俩是互相依存的，各干各的活：制度管方向，流程管运行。
到底谁先，得看公司什么情况。
公司大，做事之前得先统一思想，那就制度先来，理念讲透了，流程才推得下去。
公司小，灵活，讲究先把事做成，那就先跑流程，跑顺了再写成制度。
不管哪种，有句话得记住：轻制度、重流程。
制度和流程都得不停地改，没有一步到位的时候。边跑边调整姿势，就这么回事。

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