生鲜采购管理六大要点

生鲜这块，干过超市采购的都懂，是最难啃的骨头。做好了，利润、口碑全来了；做砸了，赔本赚吆喝。想把生鲜管明白，下面这几件事，一件都躲不开。

01

生鲜这东西，跟别的货真不一样

1、价格一天一个样，批零差价还特别大。不少单品一年上下能晃过10%，早上一个价，晚上又一个价。

2、除了面包和熟食，生鲜基本都带季节。集中上市就那阵子，产、供、销、价，全跟着季节走。

3、大多是初级农副产品，没个统一的质量标准，想按质量分级定价？难。

4、保质期短，说坏就坏，损耗比别的品类高出一大截。

02

生鲜采购，难在哪

1、采购的复杂性

价格变动大，采价本身就费劲，想防吃拿回扣更难；质量又没标准，采购部门想对比、控制厂家质量不容易，个别人想靠降质量捞好处，有空子可钻。再加上季节性明显，农产品靠天吃饭，产量说不准，采购品种和数量都不好预测。

2、风险性

生鲜，尤其是生鲜水果，经营成本高、损耗大、操作也复杂。采购管理稍有不慎，超市就可能因为做生鲜而亏钱。

3、规模性降低

生鲜保质期短，有的只有1-2天，加上不少超市没形成规模经营，采购半径被压缩，很多跨地区门店干脆自己采购。这样一来，连锁经营统一集中采购能拿到的规模效益就打了折扣。

03

采购模式，选哪种

1、分权式的采购组织(门店采购)

这种方式是各店商品部自己采购生鲜。

优点：采购弹性大，更贴近市场；价格门店自己定，机动性强，经营主导权也大；更容易对上消费者需求。

缺点：大量采购、以量制价的作用难发挥；利润不好控制；连锁经营的统一形象也立不起来。

分权式采购由门店自行采购，多用于门店分布较广的连锁企业，也适合保质期相对短的生鲜，比如叶菜、鲜活水产。

2、集权式的采购(总部采购)

这种模式把采购权集中在总部，由专职采购部门负责，权力不下放。门店没有决定权，但有建议权。

优点：门店不用管采购，能专心做销售；集中议价能压低采购成本；价格形象统一，利润比较好控；促销活动好规划，货源也容易掌握。

缺点：门店手脚被绑得比较紧，不容易满足消费者需求；采购和销售也容易脱节。

04

采购程序，一步步来

1、接洽供应商

采购人员要主动去批发市场、生产基地摸情况，按商品类别把供应商分好类，不同采购人员对接不同类别，谈起来效率更高。

供应商该交什么资料要讲清楚：生产许可证、产品相关证明文件等。

还可以要求供应商提供实物样品，方便采购人员检查和判断。

2、采价

采价就是采购人员拿到供应商报价后，去市场上了解同类产品价格，跟报价比一比，再决定要不要。

3、议定价格

采完价，采购人员要跟供应商面对面谈价格。谈之前得做点功课，通过各种渠道了解供应商给其他超市的实际供货价，再分析自己超市的经营优势和劣势，这样谈判时手里才有筹码，能为本企业争取到实惠的供应价。

采购人员事先要定一个可接受的较高价格，超过这个价就果断放弃，再找其他供应商。

4、将商品导入卖场

供应商确定后，准备采购的商品要按规定的程序报批，批下来就着手导入卖场。

(1） 按超市规定给商品定一个代码，方便统一管理。

(2)）建立商品档案。把品名、规格、代码、所属部门等资料录进超市计算机系统，经营者能及时看到销售情况，做出恰当的进销调存决策。

(3） 首次进货。首次进货必须由采购人员亲自负责，集中进货，熟悉采购通道，了解供应商实情，一旦发现不妥，及时调整采购方案。

05

采购量怎么控

生鲜按保质期长短可以分两类：一类保质期较长，能压库，比如冷冻食品；另一类保质期短，不能压库，得当日购进当日销售，比如各种鲜活食品。

1、可压库商品采购量的控制

（1）较小库存量。根据电脑资料里滚动的N天销售量算出某一商品的日平均销售量，再按商品到货和加工配送的周期确定更小的压库天数。如果一张订单发下去，3天内能到货，再加上加工配送2天，压库时间就是5天。

其计算公式：小库存量=某类商品日平均销售量×(厂家将商品送达配送中心的天数+配送中心进行加工的天数+配送中心将货送达门店的天数+卖场中陈列量可销售的天数)

对一些没有组建配送中心的连锁企业，其计算公式为：小库存量=某类商品的日平均销售量×(厂家将商品送达门店的天数+门店进行商品加工的天数+卖场中陈列量可销售的天数)

（2）大库存量：大库存量的确定要综合考虑以下3方面因素：

①根据库容量来确定。按当前保鲜设备的容量来算库存量，比如一个冷库可存放10吨食品，分摊给每种食品的库存容量是多少就能算出，这就是大库存量。

②根据保质期来确定。其计算公式为：大库存量=(保质期一厂家将商品送达门店天数一门店进行加工的天数)×日平均销售量。

③根据大采购资金预算量来确定。其计算公式为：大库存量=预算资金÷商品单价

在小库存和大库存之间，超市可以根据厂家发货的批量大小、相应的价格折扣和运输费用，确定一个合理的量值作为每次采购的批量值。

2、鲜活食品的采购控制

鲜活食品不能压库，没有大小库存量的限制，必须力争当天购进当天售出。理论采购量等于日平均销售量。

但实际超市运作中可能会有一些商品无法当日全部售出，因此，计算公式为：采购量=某日销售预测值-前日商品库存值

鲜活食品一般采用签订永续订单的形式，签订一张合同，可以分多次交货。对于由总部(或配送中心)集中进货的，总部有了永续订单后，门店可以根据这张订单来填补货申请单，并实时传到总部，总部经过审核后，将各个门店所需的鲜活食品的品种、数量汇总，然后发送给各个供应商。

06

采购合同，这几条得写清楚

1、配送问题的规定

生鲜食品主要是供给日常生活所需，要求商品周转很快。此时如欲保证充分供应，就必须依靠供应商准时配送商品。因此，在配送方式、配送时间、配送地点、配送次数等方面，通常在采购时就要和厂商在合同中予以规定，并要清楚规定厂商若违反了规定必须承担的责任。

2、缺货问题的规定

若出现缺货现象，必然会影响生意。因此应规定一个比例，要求厂商缺货时应承担的责任，以保证厂商能准时供货。例如：容许厂商的欠品率为3％，超过3％时，每月要付1万元罚金等。

3、商品品质的规定

进行商品采购时，采购人员应了解商品的成分及品质等是否符合政府卫生部门或工商行政等部门的规定。但因为采购人员的能力并不足以判断各种商品的成分，因此在采购时，必须要求厂商在合同中作出保证符合政府法律规定的承诺，并提供政府核发合法营业的证明，以确保在商品销售中不会出现问题。

4、价格变动的规定

生鲜食品价格变动较大，在鲜活食品签订永续订单时，要对未来价格变动的处理作出规定，如在价格上涨时，要在调整生效前通知超市并经超市同意方为有效等。

5、付款的规定

采购时，支付货款的日期是一种采购条件，在合同中须对付款方式有所规定。例如：对账日定在每月的哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明确，并请厂商遵守。

6、退货的规定

超市头痛的问题便是退货，厂商送货很快，但退货却不积极。但若不退货，店的利益就会受损，因此必须制定退货规定。比如规定出现哪几种情况下可退货、费用如何分摊等。

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