采购与付款流程(采购与付款流程图)

责任编辑:彭老师 时间:2023-08-23 来源:采购经理人培训网 阅读量:30

摘要:优化采购与付款流程是提高企业效率和财务管理的关键步骤。一个高效的采购与付款流程,以帮助企业实现资源的最大化利用和成本的有效控制。...

采购与付款流程(采购与付款流程图)

1 采购与付款业务流程

1.1 采购业务流程

1.请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请,请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化,企业本着提高效率的原则安排请购活动。

(1)原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对,确定实际需采购数量。

(2)日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出,由本部门主管和财务资金预算主管人员审批,由采购部门采购。

(3)例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购,经过特别授权指定专门人员提出采购申请。

请购中要编制采购申请单,一式三份,本部门一份,一份财务部门,作为编制采购资金预算的依据,另一份传递给采购部门,作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。

2.采购实施。采购部门首先进行询价,初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项,确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单,确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业,并监督运输过程。

3.验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收,对商品质量、数量等考察,形成验收单,验收单一式三份,验收部门一份,仓管部门一份,作为入库和保管的依据,会计部门一份,作为采购业务核算的原始凭证。

4.会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员,验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门,会计人员编制记账凭证,复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表,并登记总账和明细账。



1.2 付款业务流程

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请,会计部门从两条线处理该业务,一是出纳人员的付款流程,二是会计人员的核算流程。

1.付款流程。(1)相关人员审核供应商发票;(2)出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项,在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票;(3)出纳人员编制付款记账凭证,并进行审核;(4)根据记账凭证编制记账凭证汇总表,并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证,采购部门登记采购明细账。

2.会计核算流程。(1)会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式;(2)根据结算方式确定采购业务形成的负债;(3)根据出纳人员付款情况编制记账凭证,并传递给相关部门审核;(4)会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表,并据以登记总账和明细账。(5)定期与采购付款有关的总账和明细账核对;定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。

2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责

2.1 不相容职务

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括:

(一)请购与审批;

(二)询价与确定供应商;

(三)采购合同的订立与审核;

(四)采购、验收与相关会计记录;

(五)付款的申请、审批与执行。

2.2 采购与付款部门职责

1.采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系,编制和处理请购单,签署采购订单或合同,执行企业的采购流程,并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。

2.财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制,确认、计量采购业务活动的会计信息,进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范;传递采购资金运动的结算单据和凭证;通过设置专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。

3.使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况,提出采购申请,按规定格式编制请购单据。评价供应商劳务或物料质量和服务等信息,监督采购实施过程。

使用部门要指定专门人员为申请购买人员,负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。

4.仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管,实现采购商品在仓库内的安全。负责制定仓库管理制度,对接近商品的人员进行控制。根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。

5.验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。评价供应商的产品质量,协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准,并将信息传达给采购部门;制定有关验收程序和验收人员管理制度。

3 采购与付款关键控制点及控制活动

3.1 请购

请购活动控制首先明确请购权的归属,并予以制度化,按采购商品性质和特点确定归口管理部门,给予相应的请购权,明确相关人员职责,并将请购程序化。

1.请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求,编制采购商品的有关实物和资金预算,明确采购商品的种类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表,形成最初的采购预算单。

采购预算方案控制的主要内容有:编制所需物料的数量信息和质量标准、规格;确定物料采购过程中的业务分工,主要是进行限制接近控制,防止实物采购过程中的实物损失风险;对企业的产能进行估计,说明采购计划的可行性;分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模,以实现经营活动的规模经济效益。

根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限,并保持请购权与审批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购,审批权在总经理层,零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。审批内容包括:采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致;采购预算的内容是否足够全面具体;采购预算方案是否具有可行性;采购权责分配是否合理。

2.采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。

3.采购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织,会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划,对采购细节进行说明,如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。

3.2 采购

1.采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料,企业监督部门随时检查采购人员的业务执行情况,并核对供货商的发货单和实际到货情况,防止货物在运输途中的丢失和损坏,在必要的情况下要对在途物资进行保险。

2.供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度,由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价,包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价,并根据评价结果对供应商进行调整。

企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业(或企业集团)下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。对单价高、数量多的物资采购,企业应当制定严格的比质比价采购制度。

3.采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

企业应当成立由企业管理层,以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会,明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格,并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的,应当加强对中介机构的监督。

3.3 验收及保管

1.验收过程控制。验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。验收中将发货单与订单核对,并点清商品数量;按采购合同标准对采购商品进行质量检验,如外形、新旧程度和规格等,需要测试的设备等,需有专业技术人员进行调试,并出具质量验收意见,发现问题及时上报,并由采购部门与供应商联系。验收后,验收部门编制一式多联并预先编号的验收单,并将商品交给仓库或使用部门,移交时要求对方在验收单副联上签收。

2.收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后编制收货凭证,连同供应商单据作为附件一起传递。商品入库时要编制入库商品清单。

3.仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。对仓库保管中的实物资产,要对接近商品人员进行授权审批控制,任何未经授权的人员不准接近采购商品,有效防止采购商品的滥用和丢失。

3.4 付款控制

付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相容职务包括:记录和支付,往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。

1.付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料,然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。

2.采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。

3.会计记录控制。包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制,如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。

4.建立严格的退货、退款管理制度,规范折扣管理。采购商品验收发现的质量或数量问题,采购和验收部门要合作填写退货退款通知,主要内容包括:采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。

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