采购流程及采购流程管理(采购管理制度及流程)

采购管理制度和流程要是没理顺，后面麻烦事一堆。把它做扎实了，采购过程才规范，成本能压下来，供应链也不容易出岔子。

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一，下单：

1.一般采购接到缺料通知，先拿到几个基本信息：存货编码、产品型号、数量。

2.看看缺料信息合不合理，没问题就把订单下给供应商。订单上得写清楚：材料型号、数量、单价、金额、计划到货日期。

3.采购审核员根据具体情况审单

4.订单FAX给客户之后，采购要跟客户对一遍采购信息，让对方签字回传。

二，跟催：

订单下完，采购就按订单上的供货日期，分时间段跟供应商反复确认到货时间，直到材料进公司为止。

采购流程

三，入库：

一）.实物入库：

收货员收材料前，先看供应商的送货单上有没有这些信息：供应商名称、订单号、存货编码、数量；要是跟采购订单对不上，得问采购能不能收。

二）.单据入库：

采购根据检验合格单，把检验单上的数据录进去，方便以后对账。不过也有几个问题：1.外加工的检验合格单没入库；2.采购入库的订单号和数量比较乱。

四，退货：

采购填退货单，走订单退货。

五，对帐：

一），月结表：

每月月初，各供应商把上个月的月结表送到公司，采购拿收货员签过字的送货单、公司的入库单据和单价表来核对。

现在月结表有几个地方不够：没有订单号、存货编码、退货数量、上月欠款余额、发生额到本期欠款余额这些信息。

二），增值税发票：

核对发票上的这些内容：公司全称、帐号、税号、发票上的材料名称、数量、金额。

这方面我们也有做得不到位的地方，比如发票金额比订单金额大，尤其是一张订单只有一种材料的时候。

六，付款：

按付款周期排好付款计划，再安排付款。

询价采购就是找几家供货商（一般至少三家）报价，比一比，保证价格有竞争力。

采购流程之询价采购工作流程

询价采购流程一、询价准备

1、计划整理。采购代理机构按政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编月度询价采购计划。

2、组织询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，专家人数不能少于成员总数的三分之二，随机确定。询价小组名单在成交结果确定前要保密。

3、编制询价文件。询价小组按政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。

4、询价文件核对。询价文件定稿前要经采购人核对。

5、收集信息。根据采购物品或服务的特点，通过查供应商信息库、市场调查等途径，进一步了解价格信息和其他市场动态。

6、确定被询价的供应商名单。询价小组随机从符合相应资格条件的供应商名单里确定不少于三家，同时发询价通知书让对方报价。

询价采购流程二、询价

1、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。

2、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员要审查报价函的密封情况。

3、询价准备会。询价之前召集询价小组开预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。

4、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录并签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人并排列顺序。

5、询价报告。询价小组要写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后才有效。

询价采购流程三、确定成交商

1、采购人按询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人排列顺序确定成交人。如果确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。

2、成交通知。成交人确定后，采购人向成交人发出《成交通知书》，同时把成交结果通知所有未成交的供应商。

3、编写采购报告。询价小组应在询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。

采购流程

知识1、尽量多收集产品信息：我不熟悉这个产品，但我会尽力找懂这个产品的人，从别人那学自己本来不知道的东西。哪怕一点点信息，也算学习和进步。

知识2、做事有条理：我基本上每天会记下做过的工作、处理的事，没处理好的，要求次日或紧接着处理，尽量不拖，尽快解决。

知识3、工作有计划：每天结束前我会在脑子里过一遍什么事没完成，明天主要做什么，做个计划。很重要的或事情多，我会记下来，逐个处理。

知识4、主动与人沟通：经常跟车间、仓库、打样车间、品质的相关人员接触，这样便于了解产品、跟踪需要，减少失误，提高效率。

知识5、对工作的难点重点要有总结：难点事后尽量做个简短书面总结，方便以后总结经验。要求厂家处理的事要交书面说明。

知识6、尽量做好工作总结：每个月至少做个简短总结。从工作量、工作内容、完成事项、要事处理、问题解决、工作失误、工作计划等方面简单总结一下。

知识7、做好供应商的管理：尽量用有效的条款文件去约束他们，让他们主动配合我们工作，及时解决问题，让他们有压力也有动力。

知识8、持续跟踪订单：工作要有责任心，要严谨，主动出击，别指望供应商肯定没问题，要及时跟催，分析供应商每次看似合理的理由背后，是不是藏着供货风险或其他东西。做好记录，方便查询和统计，也配合相关部门做好工作。

知识9、问题处理：反应要快，汇报要及时，处理问题要果断，要有自己较好的处理建议，同时能跟供应商谈出合适结论。

知识10、职业习惯：让自己有个好的职业习惯，有成本概念、利润思维、风险意识、统筹能力、交流沟通的好习惯。这些都能帮自己向更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购人员。

采购人员做业务联系时，打业务电话的要点。

1、想好打电话的目的是什么？是询价、讲价、订价，还是分析市场变化等。

2、组织好谈话内容概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热情大度。

3、对供应商所卖的这个品种及其他供应商（同种产品）的信息要了解，好回应对方。

4、记住对方所卖这个品种现在的大约价格，及你上次订购的价格，或上次你报给对方你购的价格及你虚拟报给对方的价格。

5、关心业务的同时，不妨多给客户除了业务之外的关心，工作身体等也做个善意问候。

6、对新客户多介绍，同时展示一下自己公司的实力和优势等。

常用物料降价如何采购？

做采购的，哪天接到客户电话，说报价比上回还低，你接下来怎么办？想把这一块采购做好、帮企业把成本压下来，第一步得先反应过来：这物料行情在往下走。然后，大概会做这么几件事：

1、先核实这个消息准不准。怎么核？把你手上能供这个货的供应商都问一遍，跟他们说，别人给我报了个价，怎么怎么合适，价格已经降了。看他们怎么接话。

2、拿订货当由头，硬压价去谈，探探底。要是真降了，没有哪个商人不想出点货、不肯降点价的。

3、去查这个物料的上游原材料，从网上、从上游商家的渠道，看看是不是也降了。

4、确认价格确实降了，那这些天就得勤问价、勤讲价，盯着行情怎么走，等真要拿货的时候，能拿到最低的价。

5、就算你眼下不缺这个料，也别松劲。很多时候降价那阵子你没买，后来因为一些原因价格又回去了。做采购的要是错过这种机会，那就是失职。得能看出降价里头藏着要涨的苗头。

6、报表要勤看，库存量心里有数，少买、缓买，把库存压在最低。

7、越是降价，采购越得有信心拿到更低的价。越降越要讲价、还价，压价的力度还得加大。这时候你完全可以这么跟供应商说：

今天这个价你不卖给我，别人先做了，说不定过两三天你这批料还没找到出路，价格比这还低。没人听了不心动的。

常用物料涨价怎么买？

采购最基本的活儿，就是在保证产品质量、供应商售后跟得上公司需要的前提下，买到物美价廉的东西。最能看出本事的，就是能把采购的度把握好，行情降也好涨也好，都能把物料供应做稳。在大起大落里能帮公司把直接原材料成本降下来，让自己的产品多抢点市场份额，这就是好采购。涨价的苗头：

1、你打电话问供应商情况，对方一副不太想卖的样子。

2、有些经常打电话来问你订单的供应商（有长期业务的那种，比较有代表性），最近突然不打电话来了。

3、你要下单，不是价格没给到位，是对方对你的要货量打折扣。

4、供应商跟你嚷嚷上游原材料涨得厉害，或者出了什么意外，某种走俏的原材料没法生产、减产了。这些情况一多，物料要涨价的可能性就比较大，做采购的就得盯紧行情了。确认要涨，得做这些准备：

1、先看现在这波涨价，是你们公司用量的淡季还是旺季。淡季够用就行，别让生产断货；旺季就得确保这时候能低价买进来。

2、分析涨价到底为什么：这涨势会不会让求大于供，有没有人炒作，上游原材料紧张的话能紧多久，波及面有多大，受不受国际因素影响，跟石油、人民币汇率这些关系有多大，等等。

3、只有把涨的根本原因找准了，才能对症下药。

4、消息肯定是知道得越早越好，当然下手越早也越好。你完全可以在有所察觉的时候，先从信息不太灵、或者跟你公司合作很好的客户那儿买一批货。这时候你可以说公司用量加大了之类的，能多买点最好，最好是价格不涨，或者稍微意思一下。抓住时机，涨价的时候有时候就是要分秒必争。

5、涨价要沉得住气，别一听供应要调价就慌了神，或者有的跟着就往上加。要灵活，多家订，越俏的货越不能只在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货、或者不送，到时候急的是你，卖高价赚钱的是供应商。

6、涨价时订货一定得留后手，别让你对供应商的信任搞得自己要的产品迟迟到不了库。越是涨价，供应商的上游材料还紧，说不定供应在你这拿了订单，你对自己能不能买到原材料心里一点底都没有。这也很正常。你耗不起跟他们赌，或者说事后再处理，所以行情越不正常，采购越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多失少。

成功采购人员需具备七大要素

1.操守廉洁：

面对各种供货商，有些总会想用钱或者别的方式来诱惑采购，好把东西卖出去。采购要是把持不住，可能不知不觉就掉进人家的坑里，拔不出来，最后被供货商牵着走。人对钱的欲望，说到底是没有尽头的。有句话挺值得琢磨：“做事可以失败，做人不可失败。”我们相信大部分采购都能洁身自好，不然纸包不住火，不该拿的钱早晚会被翻出来，这种人肯定被公司和社会唾弃，最后身败名裂。

2．掌握市场：

流通业就是把各种民生消费品卖给最终消费者的行业，商品种类多，而且天天在变。采购得想方设法通过各种渠道和方式（包括听听卖场人员的建议和反应，因为他们离客户最近），去了解市场要什么、往哪走，不能坐井观天，跟井底之蛙似的，以为自己不出门就能知道天下事。市场的变量太多了，尽量利用一切资源去掌握，做到知己知彼，才能百战百胜。

3．精打细算：

有位商场名人说过：“会卖不如会买”，这话在流通业已经成了至理名言。意思是：卖场人员要是商品不对、或者价格太贵，使再大劲，也不如采购选对商品、又买到便宜价钱来得轻松。因为顾客眼睛是雪亮的，要是被仓库卖场人员说服买了那件商品，事后发现被骗，人家不会再来了。采购必须能精打细算，供货商虽然少赚了点利润，但要是销量上去了，还是喜欢跟这种采购或公司打交道的。

4．积极认真：

现代流通业讲的是速度和效率，不然就被淘汰。采购用积极认真的态度干活，才能让公司的商品适时适地推出来，符合卖场的需要。跟卖场沟通，更得有这种态度。

5．创新求进：

商场如战场，不进则退，输家可能变赢家，赢家也可能变输家。流通业尤其需要采购有创新（不是标新立异）的思考力，力求突破现状，随时用新点子或创意来改善自己的工作方法和效率，同时在商品组合上也得求新，这样成功才稳得住。

6．适应性强：

采购是个机动性很高的职位，对市场和供货商都得随时掌握，开发新商品或新供货商也是采购的重要活儿之一，所以东奔西走，甚至跑到国外去采购，有时候也是免不了的。采购因此得有很强的适应性，能适应不同的环境、地区或国家，不然一直坐办公室是不可能把工作做好的。身为采购，对自己负责的利润预算要负全责，压力可想而知，更得能扛住这压力。这是份劳心劳力的工作，劳心是指绞尽脑汁把工作做好，劳力是指各地跑、体力上扛得住。要做好采购，得事先有这心理准备。

7.团结合作：

表面上采购像是单打独斗，但人不可能脱离群体自己过，采购也不可能脱离公司整体运作。采购得跟同事处好关系，彼此合作、互相支持，工作才能顺。做采购要去掉本位主义或者独善其身的想法，凡事以公司大局为重，待人处事尤其要注重团队合作，以公司利益为前提。团结生力量，这道理不难懂，我们得靠公司整体的力量，跟竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司每位同事都该有这种忧患意识。

新手采购刚进公司，最主要是先了解三个流程：

一、公司生产经营活动的流程

凡是涉及采购的公司，部门设置一般都比较齐全。如果你们公司通过了ISO质量体系认证，那日常生产经营的流程基本都能在ISO的程序文件里找到对应的说明，学起来会比较系统。现在物流成本越来越高，市场竞争也越来越激烈，对采购这类前端环节的质量和时间要求也跟着上去了。采购人员光懂自己的采购业务还不够，最好也了解生产工艺和经营活动的相关知识。

拿一个普通的生产经营流程来说，涉及业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部这几个部门，大致是这样跑的。

业务部先接单（或者公司直接下单），然后生产部、技术部、采购部各自确认自己那块的东西：生产部要定上线期和交货期，技术部要定样品、工艺制单和材耗，采购部要定物料什么时候到公司。这几个部门对好了之后，还要反馈给业务或公司，由相关人员审核成本和时间，同时跟客户联系（或公司相关负责人），确认没问题了，再赶紧把信息传回技术部、采购部和生产部。各部门就按之前对好的资料去安排计划、执行。

二、采购作业流程

物料采购这块，采购部门要按内部的采购操作流程来：先筛选合格供应商，把采购资料传给相关供应商，同时让他们反馈物料质量和报价。然后采购人员比价、议价，最终定下供应商，把采购订单合同发过去。合同定了之后，采购人员要盯着供应商，保证物料保质保量按时到位。供应商把物料送到指定的仓位后，物料部要取一部分样品送到质检部做进料检验（小公司可能就采购人员自己检了），或者由物料部通知质检部或相关采购人员来检。质检部检完要尽快把质量信息反馈给采购人员，采购人员根据物料质量情况决定是进仓、退货还是特采。每采购一批物料，都要对供应商的供货质量、交期和合作情况做个评价，记在供应商档案里，方便以后查，也方便定期评审筛选供应商。

三、个人岗位作业流程

一般来说，新人到了新岗位，想一下子把本部门或公司的运作流程全面系统地搞清楚，挺难的，基本上也就了解个大概，干的活也多是些简单事务。针对这些简单事务，公司或部门通常都有自己内部日常事务的处理流程。个人只要清楚自己每天要做什么，就可以按工作内容来设计自己的流程。

那个人作业流程怎么设计呢？

一个正常运作的公司，事务流程都有一套既定的或者默认的程序。所以新人到新岗位后，得多问、多看、多想。

多问：接到一个新任务，就问清楚按什么流程操作，可以参考哪些案例或既定程序，需要跟哪些部门或单位联系，要用到哪些表格或文件，需要向哪些人汇报、沟通、协调。

多看：工作间隙看看别的同事，有没有跟你工作内容类似的，如果有，他们是怎么走的流程；自己业务稍微熟一点之后，也可以看看别的同事每天还有哪些工作内容，他们是怎么做的。这样就能从同事和一些经验丰富的人身上学到更多东西。

多想：做任何工作都要想为什么要这么做，有没有更简便的办法，这样才能不断有创新。现在市场竞争这么激烈，有创新能力的人才更有竞争力。

还有最重要的一点：对物料一定要深入了解，性能、质量、成本这些都很关键。我这里只是按一般流程给采购新手做个参考，其他关于物料要求和检测的事项，还希望大家能。

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