如何控制采购成本的方法手段(如何有效控制采购成本)

干采购这些年，我最大的感受就是：成本控不住，利润就是纸上谈兵。材料成本占生产成本一半以上，这块钱省下来，现金流松了，产品价格也有竞争力了。说白了，采购成本管理就是降本增效最直接的那把刀。

一、制度不建好，后面全是坑

采购这活儿，天天跟供应商打交道，涉及面又广。公司要是没个严格的制度和流程，采购人员自己都不知道该怎么走，暗箱操作的空间就大了。我见过太多公司，制度不健全，最后出了问题才来补窟窿。完善采购制度，我建议从这几件事下手：

1、制度要严，别怕麻烦。制度严了，采购活动才规范，效率才上得去，部门之间也少扯皮，还能防着采购人员出问题。制度里该写清楚：物料采购怎么申请、谁有权批、流程怎么走、财务等部门各自担什么责任、各种材料怎么买、报价和价格怎么审。比如说，可以规定采购物品必须向供应商询价、列表比较、议价，然后再定供应商，把选定的供应商和报价填在请购单上；还可以规定超过一定金额的采购，必须附三个以上的书面报价，方便财务或内审部门核查。

2、供应商档案和准入，一个都不能少。正式供应商都得建档，档案里除了编号、联系方式、地址，还得有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号这些。每份档案都要经过严格审核才能归档。采购只能在已归档的供应商里选，档案要定期或不定期更新，还得有专人管。同时，重点材料的供应商必须经过质检、物料、财务等部门联合考核才能进，条件允许的话，最好去供应商的生产地实地看看。考核程序和指标要严格，逐项打分，达到标准才能成为归档供应商。

3、价格档案和价格评价体系，得建起来。采购部门要给所有采购材料建价格档案。每批采购物品的报价，先跟档案里的价格比，分析差异原因。没什么特殊原因的话，采购价原则上不能超过档案里的价格水平，超了就得写详细说明。重点材料的价格，要建评价体系，由公司相关部门组成价格评价组，定期收集供应价格信息，分析、评价现有价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这个评议，一季度或半年做一次都行。

4、标准采购价格和奖惩挂钩。财务部对重点监控的材料，要根据市场变化和产品标准成本，定期定出标准采购价格，推着采购人员去找货源、货比三家，把采购价一点点降下来。标准采购价格也可以跟价格评价体系结合起来用，同时配上奖惩措施：完成了降本任务的采购人员，奖励；没完成的，分析原因，该罚就罚。

这四件事做下来，虽然不能完全堵住采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理、提高效率、控制采购成本，效果还是挺明显的。

二、降材料成本，我平时这么干

1、付款条款选得好，也能省钱。企业资金充裕，或者银行利率低的时候，可以用现金交易或货到付款，往往能拿到更大的价格折扣。进口材料的话，外汇币种选择和汇率走势也得留意。比如去年我们公司从荷兰进口生产线，考虑到欧元走势偏弱，就选了欧元作为付款币种（我们公司的外币存款是美元），设备成本就这么降下来了。

2、价格变动的时机要抓准。价格经常随季节和市场供求变化，采购人员得摸清价格变动的规律，把握好采购时机。比如我们公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑胶），去年年初价格是2.8美元/公斤，到了八九月份涨到3.6美元/公斤。采购部门要是能把握好时机和采购数量，能给企业带来不小的经济效益。

3、竞争招标，让供应商互相牵制。大宗物料采购，竞争招标是个好办法，供应商互相比价，最后往往能拿到底线价格。同一种材料，多找几个供应商，通过选择和比较让他们互相牵制，公司在谈判中就占主动了。

4、直接找制造商买，或者几家联合订购。向制造商直接订购，中间环节少了，采购成本就低了，而且制造商的技术服务和售后服务通常更好。另外，有条件的几个同类厂家可以结成同盟联合订购，克服单个厂家订购数量小、拿不到更多优惠的问题。

5、找信誉好的供应商，签长期合同。跟诚实、讲信誉的供应商合作，供货质量和交货期有保证，付款和价格上也能得到关照。特别是签了长期合同，往往能拿到更多优惠。

6、采购市场调查和信息收集要做足。企业的采购管理要达到一定水平，就得充分注意采购市场的调查和信息收集、整理。只有这样，才能摸清市场状况和价格走势，让自己处于有利地位。有条件的话，可以设专人干这个，定期出调研报告。

三、把战略成本管理用到采购上

1、估算供应商的产品或服务成本。以前的采购管理太强调公司内部努力了，但要全面控制采购成本，光靠自己内部不够，还得了解供应商的成本状况，这样价格谈判才能占主动。可以去参观供应商的设施，观察并适当提问，获取有用信息；甚至为了合作，明确要求供应商如实提供有关资料，来估算他们的成本。估完供应商成本，知道哪些材料占成本比重大之后，就可以安排一些对自己价格有利的谈判，同时尽可能加强沟通和联系，跟供应商一起找降低大宗材料成本的路子，从而降低自己企业的材料成本。这种谈判，要争取双赢。要跟供应商建立长期合作关系，就不能把人家逼到赔钱的地步。

2、分析竞争对手。分析对手，目的是搞清楚我方跟对手比，成本态势怎么样。我们的优势在哪，对手的优势在哪，优势和劣势的根源是什么——是战略差异，还是各自所处的环境不同，或者是企业内部结构、技术、管理等原因。然后从消除劣势、保持优势入手，制定竞争策略。通过分析对手，找到努力方向，在竞争中保持先机。

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