怎样做好采购管理(如何更好的实现采购管理的基本职能)

责任编辑:孔亮 时间:2023-08-31 来源:采购经理人培训网 阅读量:20

摘要:在现代商业环境中,有效的采购管理是企业成功的重要组成部分。无论企业规模大小,采购管理直接影响着供应链的稳定性、成本控制以及产品和服务的质量。因此,深入了解并实施......

怎样做好采购管理(如何更好的实现采购管理的基本职能)

在现代商业环境中,有效的采购管理是企业成功的重要组成部分。无论企业规模大小,采购管理直接影响着供应链的稳定性、成本控制以及产品和服务的质量。因此,深入了解并实施适当的采购管理策略对于提高竞争力和长期可持续发展至关重要。

在采购管理中,要做好这项管理,根据资料来调研分析,经过小组讨论、老师总结、自我分析,撰写了这份报告。

要做好采购管理,首先要进行定位分析:分清楚企业类型;企业面临的需求属于哪一种需求(相关需求和独立需求);根据企业类型确定采购模式、品质层次(而品质层次又决定价格层次)、数量、品种、时间等。这样一步一步的深入,采购工作才能够顺利有效的完成。

一、企业的类型

要做好采购管理,首先要确定企业的类型从而确定该需求是相关需求还是独立需求。

(一)相关需求

相关需求主要针对的是生产企业

1、采购模式

A贸易公司采用批量采购模式

对于做贸易的公司来说,采购管理模式相对比较简单,只要供货渠道畅通,销售渠道畅通,有一定的存储空间就可以了,贸易类的公司一般产品相对比较单一,库存周转率相对会比较高,资金回笼也是比较快,所以采用批量采购,批量采购可以为公司节省一笔不小的资金。

B工厂或生产机械产品的公司

对于工厂尤其是生产机械产品的公司来说,有自己的研发产品,通过组装产品来销售获得增值的公司而言,采购模式的建立就相对来说比较难一些。

(1)首先要考虑零件的配套性,一台设备的所有零件必须齐备才能进行生产作业,就算少一颗螺丝,产品也是出不来的。

(2)研发产品总是有新开发产品,和老产品的优化设计,零件版本的变更,很容易造成库存周转率下降,要知道,库存周转率实际就是资金周转率。库存周转率增加1%对于一个企业来说那都是不得了的事情。

(3)有许多自己设计的机械零件需要外协配套厂家供货,牵扯到供应链的建设和管理问题。

(4)一些标准件的价格在市场上基本上都是透明的,但是对于一些外协加工的零件的价格,就不是一个简单的模式,价格往往和供应商的选择和一次订单批量大小有关,所以价格管理是一个非常难的问题。

(5)一般机械产品公司都不会只生产一种设备,往往是多种经营,多个研发项目,尤其是集团公司,各个分公司都有独立的营运系统,机构重叠,造成资源浪费。

针对集团公司的这种状况,要解决这些问题,我认为有几个做法:

1、研发部门合并,由集团总工程师总体协调

2、计划部门合并,统一下达生产计划和采购计划

3、采购部门合并,这里面主要是采的部分合并,购的部分可分散在各个公司

4、仓储部门合并,形成一个物流配送中心。根据各公司的需求统一配送,而计划部门和采购部门则归属于物流配送中心管辖。

以上四个做法可以在资源上较大程度的节省开支。如果更彻底一点,物流配送中心则可以演变为一个物流公司,除了满足集团内部的物料供应之外,可以对外营业。那么物流公司内部运作如何进行呢?既可以严格控制成本,又避免腐败行为呢?总体来说就是三权分立,物流公司的主要三个部门是采购部,价格管理部,供应部。

采购部的工作职责包括供应链建设,供应商管理,供货协议的签订。

价格管理部的工作职责包括价格谈判,价格协议的签订。

供应部则是向供应商开订单,跟踪物料进度。

三个部门相互独立又相互牵制相互监督。同时,由于计划的合理性和配送的及时性都影响到这三个部门的工作,三个部门在工作的同时有都监督计划部和中转部工作,形成一个良性的循环。

归结为一句话:三权分立+统一配送。

2、库存管理策略:定期定位法、定量订货法、定期与定量相结合的方法。

       以定量订货法为例:关键点在于确定较高或者是较低订货点,其中要考虑商品的销售速度、订货提前期、市场规律(这里指的是销售规律和供应商的市场规律)、综合物流成本的控制(主要是运输成本、时间成本等)等来做到这些。

3、订货方式

(二)独立需求

独立需求主要针对的是销售企业,即消费者对产成品的需求。

1、采购模式

2、库存管理模式

3、订货方式

二、采购过程的管理

(一)制定采购计划

1、采购分析

在采购之前要做好采购分析,以确定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购,在采购分析中主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力(主要是针对制造企业)等进行分析比较,并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物,或者不从外部采购而自行制造。

在这之前一定要做好市场调查,这一点是非常重要的。确定采购层次和采购范围,保证采购效率和质量。

2、合同类型的选择

3、采购计划编制

(二)供应商的选择

1、文化的兼容:供应商的经营风格与本企业相兼容,这一点相当重要。

2、区域选择。根据不同的情况,选择适合企业的区域。

3、质量的选择,选择合适的质量。

3、价格的选择,选择合适的价格。

4、信誉度的选择,选择信誉度高的供应商。

   除了一般的步骤外,还得注意一点:避免单人供应,保持两到三家供应商,协商多家供应商采购。具体的可以这样来分配

1)把一次性订单按比例在供应商中进行分配

2)按不同时期的订单在供应商中分配

3)按量采购,可以保证采购质量。这样才够可以同供应商保持关系,同时可以防止采购物料出现大的质量问题。

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(三)供应商的管理

1、采购认证:

(1)做好认证准备。熟悉认证的采购项目、预算价格、质量的需求标准、了解项目的需求量、制定计划说明书。

(2)接着初选供应商。选供应商时一定要避免单人供应。

(3)初次试制认证。

在这项步骤中一定要让供应商准备样件,确定物料项目样件供应商。对那些技术要求简单,能够轻易完成样件的产品来说,要选择三家以上的样件供应商;而对于那些复杂的采购项目、由于样件试制成本较高,一般只选择一家供应商。

(4)中试认证

(5)批量认证

(6)认证供应商评价

2、供应商的考评

不同层次的供应商有不同的考评方法。

(1)现有供应商的考评指标

质量指标、供应指标、经济指标、支持合作与服务指标。

(2)现有供应商的考评分析方法

线形权重法、层次分析法、多目标数学规划法、潜在供应商的考评(分为考评指标和考评方法)。

三、采购的规章制度及人员的要求

(一)采购的规章制度

1.所有的采购申请应尽量通过库房来提出。所有的采购任务都由采购部完成。

2.所有采购的物品要由3个竞价中选出,如果没有3个竞价,采购部都必须说明原因。

3.采购部要对所购物品的质量及价格负责,并保证物品按采购申请单上的日期供货。

4、如果提交采购申请单或订货单后,价格上涨,采购部要检查看其他货商的价格并报知成孔经理,然后由财务总监和总经理决定、批准。

(二)采购对人员素质的要求

1、采购人员应具备的素质(需要物流专业知识,采购对象的专业知识储备)。

2、熟悉整个市场行情以及市场行情的变化规律。

3、具有相应的职业素养

(1)热爱本职工作、勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。

(2)廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。

(3)编制采购计划。负责根据公司的需求计划,编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实施,保证经营过程的物资供应。

(4)负责公司生产、销售所需物资、商品的采购工作。负责商品、原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等采购供应工作。

(5)负责供应商的开发、管理及维护工作。

(6)坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

(7)大项物资、商品必须做招标工作,其他物资、商品寻价必须三家供应商以上参与。

(8)积极了解物资、商品的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

(9)及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行负款。

(10)加强物质供应档案的管理,做好物资信息情报的工作,建立起牢固可

(11)物资供应网络,并不断开辟和优化物资供应渠道。

(12)做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

(13)完成领导交办的其他工作。

4、良好人际沟通能力和谈判能力

5、很好的协调能力——企业与企业、部门与部门之间的协调能力。

在现成供应商时,采购人员应该这样做:

(1)当计划确定之后,提前发给供应商,让其有充足的备货时间。

(2)任然要做供应商的监督检查和新供应商的开发。

四、总结

通过对这篇报告的撰写,作为物流专业的我,现在还处于理论阶段,对于专业知识的拓展与实践,任需虚心向他人学习,不断完善自己。这篇报告只是我一个比较片面的叙述,还有很多不足之处,需要大家指出,以便我在以后的工作和学习中做得更好。

综上所述,优秀的采购管理不仅仅是简单的交易过程,更是一个涵盖战略、供应商关系、风险管理和创新的综合体系。通过明确的目标、高效的流程以及紧密的合作,企业可以确保其采购管理达到良好水平,为业务的繁荣和增长奠定坚实基础。

如果您有提升采购技能的想法,那么采购经理人网拥有丰富的学习资料供您学习,让您可以更深入了解供应链管理的知识和技巧。相信在采购经理人网的帮助下,大家可以更加高效地管理采购供应链,为企业带来更多的效益和竞争优势。


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