提升采购管理能力：采购人经理必备的七大工具和方法（采购经理人的七个工具：SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、时间管理、二八原则）

干采购这行，光凭经验拍脑袋迟早要吃亏。众智商学院把采购经理日常用得最多的七个方法整理了出来：SWOT分析、PDCA循环、6W2H法、SMART原则、WBS工作分解结构、时间管理，还有二八原则。挨个聊聊怎么用，在采购管理里能派上什么用场。

一、先把自己看透：SWOT

Strengths：优势

Weaknesses：劣势

Opportunities：机会

Threats：威胁

说白了就四个字：知己知彼。手里有什么牌，缺什么，外面有什么机会能抓，哪里可能踩坑，一张纸摆出来。我每次做供应商策略或者年度采购规划之前都会过一遍，比闷头想管用。

二、PDCA：转起来就对了

Plan：制定目标与计划；

Do：任务展开，组织实施；

Check：对过程中的关键点和结果进行检查；

Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

别把它想复杂了，就是干一件事的完整闭环：计划、执行、检查、改进，跑完一轮再来一轮。采购降本、供应商改善、流程优化，全都能套。一轮轮磨下来，小改进攒成大变化，个人也一样。

三、6W2H：动手前先过一遍

What：工作的内容和达成的目标；

Why：做这项工作的原因；

Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；

When：在什么时间、什么时间段进行工作；

Where：工作发生的地点；

Which：哪一种方法或途径；

How：用什么方法进行；

Howmuch：需要多少成本？

接到活儿别急着动手，拿这八个问题筛一遍，思路基本就顺了，也不容易漏东西。写汇报更好使，按这个框架填，自己省事，领导看着也清楚。

四、SMART：目标别定得太虚

Specific具体的；

Measurable可测量的；

Attainable可达到的；

Relevant相关的；

Timebased时间的；

定目标的时候拿这五条量一量：够不够具体？能不能衡量？做不做得到？跟手头的事有没有关系？有没有截止时间？都过了，落地才靠谱。

特别注明：

也有人这样解释：

——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；

——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；

——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；

——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；

——T代表有时限(timebound)，注重完成绩效指标的特定期限。

五、时间管理：别总在救火

A、重要且紧急

紧急状况

迫切的问题

限期完成的工作

你不做其他人也不能做

B、重要不紧急

准备工作

预防措施

价值观的澄清

计划

人际关系的建立

真正的再创造

增进自己的能力

C、紧急不重要

造成干扰的事、电话、

信件、报告

会议

许多迫在眉睫的急事

符合别人期望的事

D、不重要不紧急

忙碌琐碎的事

广告函件

电话

逃避性活动

等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性。排事情的时候别光看谁催得急，把重要程度和紧迫程度放一起掂量，学会"弹钢琴"。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

六、WBS：拆到不能再拆

即WorkBreakdownStructure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：

至上而下与至下而上的充分沟通；

一对一个别交流；

小组讨论。

WBS分解的标准：

分解后的活动结构清晰；

逻辑上形成一个大的活动；

集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；

所有活动全部定义清楚。

任务拆得够细，心里才有底，干活才有条理，时间表也排得明白。一个采购项目拆到每个人知道明天该干嘛，这事基本就成了。

七、二八原则：抓那20%

巴列特定律："总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。"按事情的"重要程度"编排事务优先次序的准则是建立在"重要的少数与琐碎的多数"的原理的基础上。

举例说明：

80%的销售额是源自20%的顾客；

80%的电话是来自20%的朋友；

80%的总产量来自20%的产品；

80%的财富集中在20%的人手中；

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在重要和紧迫的事情上。

在采购管理中，运用适当的工具和方法可以提高决策的准确性，优化资源的利用效率，从而达到采购目标。作为采购人经理，熟练掌握SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、时间管理以及二八原则等七个工具，能够帮助您更好地规划采购策略、管理供应链，提升团队绩效并取得成功。因此，不断学习和运用这些工具，不断完善自己的采购技能和知识，将会在竞争激烈的商业环境中脱颖而出。

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