采购部管理制度及流程(采购部管理制度及流程有哪些)

采购部在一个组织里管的事情不少，核心就是围绕“买东西”这件事转：跟供应商谈、签合同，把公司需要的产品和服务弄进来。同时还得掂量供应商靠不靠谱、有没有能力，选对了人才能长期合作。采购流程也得盯着，别让哪一步踩了公司政策或法规的红线。

采购部工作职责和工作标准

一、目的作用

1.1采购部干活的时候，拿这个当规范依据。

1.2公司领导考核采购部业绩，也看这个。

1.3采购部内部互相监督、配合协作，同样参照它。

二、管理归口

总经理直接管采购部。

采购部的工作直接向总经理汇报。

三、工作职责

3.1、采购计划的编制

生产、设备、检验等部门要什么东西，采购部就根据这些需求计划，编出配套的采购计划，然后组织落实，保证经营过程中物资不断档。

3.2、物资供应：

3.2.1原辅材料、包装物、备品、备件、办公用品、检验用品以及燃料等，都归采购部负责供应。

3.2.2市场调查和预测得认真做，物资供应情况要心里有数。

3.2.3采购计划里列的物资要及时买回来，价格要合理，质量也得保住。

3.2.4各类采购合同的签订、管理、落实都归采购部，相应的管理制度也要制订。

3.2.5企业定的物资供应制度要严格执行，按采购原则做事，根据生产安排控制物资供应进度，把物流管得更顺。

3.3、采购物资的入库与结算：

3.3.1购进物资到货后，相关手续由采购部办理。

3.3.2不合格产品要赶紧退。

3.4、供货单位的质量审核：

3.4.1供货单位质量管理体系的审核，采购部要参加。

3.4.2物资供应档案要管好，物资信息情报要做好，供应网络得牢固可靠，供应渠道也要不断开辟和优化。

3.4.3物资采购工作的各项管理制度由采购部制订。

3.4.4建立可靠的物资供应基地，跟质量管理部等部门一起做供应商评估、优化选择、关系处理，让物资能按时、按质、按量供应。

3.5、企业外委托加工的出入库业务，采购部负责。

3.6、跟企业内各部门多沟通配合，生产经营过程中物流管理需求协调平衡的事、突发问题，都要处理好。

3.7、废旧物资的出售及处理，采购部管。

3.8、公司领导交办的其他工作任务也要完成。

四、职责权限

4.1没经过批准的计划，采购部有权不供应。

4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。

4.3采购权：

4.3.1大宗原辅材料的采购权。

4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。

4.3.3公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。

4.3.5检验用品及用具的采购权。

4.3.6企业用燃料的采购权

五、工作标准

5.1总经理下达的各项工作指令，坚决执行，并且要圆满完成。

5.2根据生产需求计划和物资库存情况编采购计划，按时、按质、按量供应企业生产经营所需的各种物资，给生产经营活动提供物资保障。

5.3企业物资供应制度要严格执行，采购原则要遵守，采购作业、供应商管理、供应渠道建立这些方面都得符合企业规定。

5.4跟其他部门沟通协作要顺畅，物资供应出异常或者生产任务临时调整，都能跟有关部门协调处理好。

5.5根据各部门需求计划，定期订购和定量订购结合着来，尽量少占流动资金，提高资金使用效益。

5.6供应商管理办法要管用，建立的物资供应渠道和供应网络要牢固可靠，物资供应情报工作和档案资料管理都要达到规范要求。

5.7业务员日常管理要严格，外出工作人员不能出现损害企业利益或违章违纪的情况，工作效率普遍反映要好。

5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。

5.9跟其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

采购部工作流程

一、主要工作内容

1、采购部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。

2、依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，采购部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。

3、物料到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回采购部，物料入库待验。

4、月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，采购部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。

二、采购程序

1 采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。

2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。

3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。

4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有较好的谈判技能。

5 根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动的基本依据。

6 采购部经理根据器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。

7 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。

8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。

9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。

10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。

11 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。

12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。

13 货到暂存库，采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。

14 采购安全关键器件必须是其获得了安规认可，未获认可不得采购；因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审批手续。

15 外协加工控制

a)外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术资料；

b)对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审。外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施；

c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。

d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。

e)外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量保证部管理并纳入公司质量报表中。

三、验货控制程序

1、供应商将物料送到仓库，仓库管理人员在接收送来的物料时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记。

2、仓库管理人员应及时填写送检单并送到，由质检人员实施验证，对于风险采购物料质检部应按加严方式验证或检验方可入库；涉及专业技术设备验收应同时通知技术设备使用单位技术人员参与质量验收。

3、对于外协加工产品或其他场所检验的物料，仓库根据质检部开具的合格单据进行“直接接收”操作。

采购部管理制度

直接上级：总经理；

部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资；

管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务；

管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；

采购部职责：1、服从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责；

2、负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装物的供应与采购，做好原辅材料、包装物等备品配件的进、出、存库统计核算工作；

3、制订本部的工作计划和目标；

4、了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况；

5、调查研究本行业采购物资、备品的规律；

6、采购方式设定；

7、对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；

8、采购前要询价、比价、议价；

9、合理编制采购计划、实施采购；

10、处理与协调和供应商之间的关系；

11、组织对物资市场信息的搜集和分析；

12、检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；

13、完成临时交办的其他事项；

在采购部门工作，门槛其实不低。跟供应商协商，沟通和谈判技巧得拿得出手；评估报价和产品质量，分析能力要跟上，不然决策容易拍脑袋。项目管理和时间管理也得会，采购流程才能按时走完，组织需求也才接得住。

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