采购管理制度

1 总则

1.1目的

    公司制定这套制度，是为了把各类采购行为管起来，让各部门知道自己该干什么、怎么配合，采购活动能按国家法律法规和公司政策走，质量有保障，效率提上去，成本降下来，最终让公司整体效益最大化。

1.2依据

    本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，以及公司相关管理政策制定。

1.3适用范围

    固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。

1.4基本原则

(1)公司所有员工在做合同和采购时，都要遵守本规定及公司相关政策、程序和制度。采购要尽量充分竞争，做到公开、公平、公正、诚信，保证质量，努力压低成本；

(2)参与采购的人员要客观公正地履职，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；

(3)各部门必须在批准的年度采购预算内，制定详细周密的项目采购计划。执行过程中不能拿紧急采购当借口，也不能把项目拆零，绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。如果确实处在关键路径上、突发紧急采购，按紧急采购程序处理；

(4)公司所有采购都不能由一个人从头到尾单独完成，必须双人制采购；

(5)采购应优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证的企业，采购其货物、工程和服务；

(6)采购和合同管理要做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程都要有完整的文件和记录。

1.5采购权限

(1)采购金额超过10000元，采购招标委员参与见证招评标全过程。由采购秘书组织相关采购招标委员会成员参会讨论，讨论议题形成会议纪要留档；

(2)行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。

注：其他非采购组成员购买公司或高管所需物品，请遵守公司财务部报销制度。由行政部经理审核并负责完成报销流程，非采购组成员不可走购买物品报销流程；

(3)1万元以上10万元以下，参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人；

(4)10万元以上采购招标委员会成员，必须参加人：分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人(含)。

2 职责和分工

  合同采购过程中，各职能部门按分工履行自己的职责，让公司相关政策和程序落到实处，同时也要强调部门之间的团队协作，争取总体上取得最佳效益。

2.1行政部的职责

(1) 根据批准的采购计划，牵头组织并实施采购，包括组织资格评审、招标、评标和合同签订，完成采购流程并同相关部门完成验收入库；

(2)牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；

(3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问咨询；

(4)负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统；

(5)负责临时采购或紧急采购的具体实施。

2.2相关归口部门/技术部门/使用部门的职责

（1）编制年度各项采购预算，对超出预算的采购，提出预算变更申请；

（2）提出采购流程申请，确定采购物项和服务的质保等级，跟踪流程审批；

（3）提供潜在供应商信息；

（4）参加对潜在供应商的资格评审；

（5）组织编写招标文本和合同文本的内容；

（6）参与商务谈判；

（7）负责采购的验收。

2.3财务部的职责

根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续。

负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。

2.4审计部的职责

对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中包括：监督一定金额以上采购项目的招评标过程，审核其合同推荐书；根据需要，对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的监督和评价。

负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性，保证采购项目的最优化。

2.5法务部的职责

负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查，处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。

3 供应商及采购合同管理

3.1供应商的资质审查

行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查的全体成员签字，报授权人批准。

3.2投标人选择

推荐投标人时，应首先从供应商库内选取；如需选择供应商库以外的供应商作为投标人，由行政部负责进行资格审查，审查合格后按照招标流程进行招标。

3.3供应商库的建立

行政部建立《供应商库》，持续改进并完善。

3.4供应商库的维护

行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行情况进行评价，将评价意见列入供应商库。

3.5合同文本

行政部提供合同文本，报法务部审核。行政部建立采购合同档案，填制《合同台账》，以留存备查。

4 采购管理

4.1采购申请审批流程

所有采购申请均需走OA流程审批；

各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后的执行应严格控制，原采购项目范围如有变化，应补充审批并说明原因。

4.2采购方式

采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购，非竞争性采购应严格控制。竞争性采购包括竞争性谈判（一般不涉及）、询价采购；非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购。

竞争性谈判：指通过与两家或两家以上潜在供应商谈判的方式确定供应商，适用于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目。

询价：指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价，潜在供应商一次报出不得更改的价格条件后，选择价格最低或价格条件最优者为供应商。适用于采购标的规格\标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。

议标：指与供应商进行谈判的采购方式。

紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。紧急采购应事先申请，经授权人批准后实施，事后应按相关规定补办审批手续

特殊物品采购：指由于特殊要求产生的指定性的采购。申请部门填写《特殊物品采购申请表》，申请获批准后采购人员方可实施采购。

4.3采购方式的选择

采购方式由招标采购委员会提出建议，报主管领导批准。

对于采购金额大于10000元（含10000元）的采购项目，应采用竞争性采购方式；

对于采购金额小于10000元的采购项目，可采用非竞争性采购方式中的议标采购方式；

低值易耗品、办公设备等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物资（含零星物资采购），不再单独向其它供应商采购。

特殊情况经（副)总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。

4.4竞争性采购

竞争性采购这块，只要采购金额超过10000元，就得有审计部门或者招标委员会来监督。招标委员会目前还没建起来。要是金额不到10000元，行政部按采购流程自己走就行。

竞争性采购的流程大致是：报采购计划、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点。

4.4.1采购计划申报

各部门先在OA系统里提采购申请，审批过了会生成一张OA单据。采购人员拿着这张单子去核对库存，然后再去买。

4.4.2询价

采购人员根据采购计划，找至少3家潜在供应商发询价单。询价单上要写清楚供应商名称、物资名称、型号、报价、交付日期这些。物资采购员评估完之后，整理出一份书面的《采购方案对比表》，交给行政部经理，再由主管副总裁和相关部门决定选哪家。

4.4.3采购

采购人员根据询价结果，跟中标单位签合同。合同审批表要送到相关部门逐级审核，常务副总裁审核同意后才能采购。货到了，物资验收员验收合格，再由仓库管理人员审核。

4.4.4付款

按合同约定填写合同付款审批表。如果是分次付款，申请的时候要写清楚之前付了多少、这次付的是哪个节点、金额是多少。

4.4.5发票、收款收据

供应商开了发票、给了相关收据之后才付款。有合同的话，签合同时就可以约定好发票什么时候给、是增值税专用发票还是普通发票。合同里没约定的，从公司利益出发，尽量让对方开增值税专用发票。特殊情况，比如对方实在开不了发票，那就让对方开个收据，先付款，之后采购人员再去找其他票来替。报销的时候要附一份主管副总签字同意的书面说明。

4.4.6入库、出库、盘点

货到了之后走验收、入库、出库、盘点这些程序。验收入库、使用出库、期末盘点的时候，要按《办公用品领取及归还管理办法》《固定资产管理制度》这些具体要求来。

4.5非竞争性采购

4.5.1非竞争性采购主要就是议标采购，也就是直接跟供应商谈。这种方式要严格控制。

4.5.2确实做不了竞争性采购，或者有足够理由说明议标对公司最有利，并且满足下面条件之一的，才可以议标：

(1)之前就在这家供应商买过货物、设备、技术或服务，考虑到标准化，或者要跟现有的货物、设备、技术、服务配套，而且原来的采购也能满足需要，价格跟市场价比也合理，换别家不划算，那就可以继续从原供应商那儿买；

(2)因为某些特殊原因。

4.6紧急采购

特殊情况或者高管紧急需要的时候，可以直接走紧急采购。但事后要把采购手续补上。要是采购流程需要的单据和报销手续没补齐，财务部不给报销。

5 评 标

5.1评标原则：所有采购项目都按合理最低价或者综合评分来评。

5.2合理最低价就是说，能满足招标内容的实质性要求，评审后投标价格最低的那家中标。

5.3综合评分就是说，能最大程度满足招标文件里各项综合评价标准，综合得分最高的中标。

5.4技术含量不高、也没有质保等级的项目，原则上用合理最低价中标。

6定标与合同签订

6.1总裁、常务副总裁根据评标小组的书面报告和推荐的中标候选人来确定中标人。如果没有书面说明，总裁、常务副总裁应该确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的要是放弃中标、因不可抗力说不能履行合同，或者招标文件要求交履约保证金但没在规定期限内交，那授权人可以确定排名第二的为中标人。

排名第二的如果也因为同样原因签不了合同，授权人可以确定排名第三的为中标人。根据已经审核批准的签订合同/订单推荐书，商务部门才能向中标人发中标通知书。另外，也要书面通知没中标的投标人，但只通知没中标这件事，不涉及其他事项和其他方的任何资料。为了规避风险，除了商业惯例并且内部批准过的情况，必须要求中标人在签合同前交履约保证金。

6.2领导定好候选中标单位的顺序后，具体执行部门要按这个顺序依次跟候选中标单位再谈合同价格，争取更有利的价格空间。相关部门要及时把洽谈结果上报领导，方便领导决策。

6.3合同（协议）要由公司法定代表人或授权代表签字，视情况盖印章或合同专用章。

7 文件档案整理

行政部采购人员每月末把当月的采购做纸质文件和电子台账整理。纸质文件主要是能说明这次采购原始金额的资料，电子台账就如实统计采购物资名称、数量、金额、事由、OA流水单号这些主要信息，方便相关部门核查。

8 相关记录表单

《采购台账》

《供应商库》

《合同台账》

《采购方案对比表》

9 招标采购小组人员名单如下：

采购组成员：金明（大连）、隋媛媛（大连）

采购招标委员会成员：侯霞、鲍晨钦、衣琰、王媛、、、、、临时增加采购项目（设备）负责人及经办人，由担任秘书

10 本制度自发布之日起实施

采购经理人网不仅是一个学习平台，还提供了很多实用的考试资料，如文章、课程、采购案例库、采购考试题库等。这些资料可以帮助你更好地管理你的采购供应链，提高你的工作效率。