采购管理制度及采购流程

一、目的：

把公司的采购流程定清楚，让采购干活有章可循、效率提上来，保证生产不断料，同时把成本压下去，给公司省出更多资金。

二、适用范围

本公司范围内的采购管理都适用。

三、内容

（一）总则：为了把采购管好、效率提上去，特制定本制度。采购人员及相关人员干活，都得拿这个制度当依据。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算

（三）采购流程图如下：

四、制度细则

（一）采购需求的提请

1、定义：采购需求就是某部门根据生产经营需要，确定要买哪几种东西，按规定的格式填好，走既定流程申请把这些东西拿到手的过程。

2、采购需求流程如图：

3、请购单的要素

一张完整的请购单得包含这些内容：

· 请购的部门；

· 请购物品所属项目；

· 请购的用途；

· 请购的物品名；

· 请购的物品数量；

· 请购的物品规格；

· 请购物品的样品、图纸或技术资料等；

· 请购物品的需求时间；

· 请购如有特殊需要请备注；

· 请购单填写人；

· 请购的部门负责人；

· 请购单的审核人；

· 财务审核人；

· 公司总经理。

4、请购单及其提请规定

· 请购单要按要素填完整、写清楚，公司领导审核批准后报给采购部门。

· 请购部门交请购单时，要让采购部签字接收，自己留一份备份。

· 采购物品种类、数量太多的话，可以做成附件清单提交，清单的电子文档也得一起交。

· 碰上生产、生活急用的物资，公司领导又不在，可以先打电话、发邮件或用其他方式请示，征得同意后报采购部门，签字确认手续后面补。

· 如果是单一来源采购，或者指定了采购厂家和品牌，申请部门必须写书面说明。

· 请购单用公司规定的统一表单，请购部门要改要补的，得写成书面形式，公司领导签字后报采购部。

5、公司物资申请采购的提请部门

· 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品，由生产部门提请。

· 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等，由生产部门提请。

· 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目，由行政部门提请。

· 公司各部门专用的物资，由各部门自行提请。

6、请购单的接收

· 采购部接收请购单时，要检查表单是不是按规定填得完整、清楚，请购有没有经过公司领导审批。

· 接收请购单要守住几条：无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购。

· 联系仓库管理人员查一下采购物资有没有库存，再核对采购台帐，看在途采购的物资能不能满足采购申请。

· 不符合规定和撤销的采购物资，要及时通知申请采购的部门。

7、请购单的分工处理

· 核对过的请购单，采购部按人员分工和岗位职责分下去处理。

· 紧急采购项目优先处理。

· 没法按申请部门需求日期完成采购的，要通知申请部门。

· 重要的项目采购前，要征求公司相关领导的建议。

8、采购周期的规定

· 根据采购物品的金额、特性、地域，规定相应的采购周期。

· 请购部门要按公司规定的时间提前走请购单审批流程，好让采购部门能按时完成采购。

· 采购部要是没按时完成采购任务，得向公司领导说明原因。

· 遇到紧急采购，要汇报公司领导，采取快速优先采购的策略。

（二）询价及其规定

· 询价时要认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，搞清楚技术要求，有问题及时跟请购部门沟通。

· 相同类型或属性近似的产品，整理、归类，集中打包采购。

· 紧急请购项目优先处理。

· 所有采购项目都必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过代理或各种中介机构询价。

· 请购部门要的物资或设备，如果有品质相同、成本更低的替代品，可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。

· 遇到重要的物资、项目，或者预估单次采购金额较大的情况，询价前要先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，报公司领导批准后才能询价或发放标书。

· 询价时，相同规格和技术要求要针对不同品牌询价。

· 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也不同。金额大的，公司相关领导参与监督。

· 比价采购或招标采购所邀请的单位，都得具备一定资质和实力，有能力提供或完成公司所需物资和项目。

· 比价采购或招标采购要按公司规定的表单格式，或拟定完整的招标文件格式进行询价。

· 询价时遇到特殊情况，要书面报请公司领导批示。

（三）比价、议价

· 对厂商的供应能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。

·对于合格供应商的价格水平进行市场分析，看其他厂商是不是价格最低，所报价格的综合条件是不是更突出。

· 收到供应单位第一次报价或进行开标后，要向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

· 重要项目要通过一定方法对目标单位的实力、资质进行验证和审查，比如实地考察，了解供应商各方面的实力。

· 参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位就价格及条件进一步谈判。

（四）比价、议价结果汇总

· 比价、议价汇总前要汇报公司相关领导，征得同意后才能汇总。

· 比价、议价结果汇总要按规定格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件，列出拟选用单位及选用理由，按一定顺序逐一审核。

· 比价、议价结果没通过公司领导审核的，要修改或重新处理。

（五）合同的签订及其规定

（1）合同正文应包含的要素

· 合同名称、编号、签订时间、签订地点。

· 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。

· 包装要求，备品备件包装运输要求。

· 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况要注明。

· 付款方式。

· 交货期。

· 质量保证期。

· 质量要求及规范。

· 违约责任和解决纠纷的办法。

· 双方的公司信息。

· 其他约定。

（2）合同签订及其规定

· 涉及技术问题及公司机密的，注意保密责任。

· 拟定合同条款时，一定要把各种风险降到最低。

· 物品订购数量较多且价值较大，或难清点的情况，务必请厂商派代表来场协助清点。

· 质保期一定要明确从什么时候开始，并尽量要求厂商延长产品质保期。

· 详细约定发票的提供时间及要求。

· 针对不同的合同约定不同的付款方式，比如设备类的合同一般按预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序，明确付款额度、付款时间和付款条件等。

· 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。

· 违约责任一定要详细、具体。

· 比价汇总相关表单巡签完毕，才能进行合同的签订工作。

· 合同签定前要按规定格式对合同初稿进行巡签审查。

· 合同巡签审查通过后，由公司领导签字，加盖公司合同章才能生效。

· 签订的所有合同要及时报送财务部门。

（六）付款及合同执行

（1）付款流程

（2）付款规定

· 所有已签订合同付款时，要参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。

· 按进度付款的采购项目，必须确保质检合格才能付款。

· 按公司规定和合同约定达到付款条件的合同，付款时要按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。

· 财务部门接到付款审批单后要在3天内付款，免得影响合同执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的，要及时通知采购部并汇报公司领导。

（3）合同执行

· 已签订合同由采购部项目负责人跟进，采购部负责人监督，如出现问题，采购部要及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。

· 已签订的合同在执行期间，要及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量、按时履约。

· 合同在履行期间要按上方约定严格执行，遇未尽事宜要及时协商并签订补充合同。

（七）验收入库与退货

（1）验收流程

（2）报验

· 供应单位已经履行完毕的合同，采购部要及时通知质检部门进行验收。

· 不同类型的物品验收标准，参照公司质检部门的相关规定执行。

· 质检部门接到采购部报验通知后要及时进行质检，并出具质检结果证明书，质检不及时延误生产部门使用或不能入库的，质检部门负主要责任。

· 用于公司生活和办公的物资，不在公司质检部质检范围之内。

（3）入库

· 公司所有的生产材料、设备入库前，都要通过质检部门的检验或验收。

· 采购的物品运达公司后，采购部要及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

· 质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。

· 质检部门已经验收的产品，仓库要及时入库，并及时出具入库清单。

· 质检合格后的固定资产及服务，按公司规定不入库。

（4）退、换货

· 质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等细分类标注，建立不合格采购品名录，作为供应商管理评估的依据。

· 因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。

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