订单管理制度(订单管理)

订单管理这块，说到底就是别在签合同和执行的时候掉链子，货得按时交，客户得满意。所以定了这么个制度。

一、订单分两种

1.一般订单：内贸客户，交货期合理，或者就算拖了也没有罚款的那种。

2.特殊订单：外贸客户的单子，还有内贸客户里交货期特别急、拖了要罚款的。

二、交货期怎么谈，报价怎么出

1.业务员谈业务的时候，得先跟生产基地问清楚这个意向订单能不能按时交。保证不了就尽量跟客户磨一磨。差不多定了，填《报价申请单》。

2.报价员拿到《报价申请单》，先找生产单位确认交货期和技术难度，再照着设计图纸或者客户要求报价。《报价单》和《技术文件》要报价员和生技部长签字才算数。50万以上的大单，得开技术交底和订单评审会。

三、合同怎么签，签完怎么存

1.签合同用公司核定的模板。要是国企、央企、上市公司或者外贸大客户有自己的模板，必要时让对方补个补充协议。

2.合同一式四份，双方各拿两份。原件在财务部和营销事业部备案，《销售合同备案表》也就是销售合同摘要，要在生技部、生产单位、供应部和发货部备案。

3.合同签完，交货期、元器件厂家、技术方案、质量计量标准、现场工勘、安装基础、包装运输、卸车验货这些都得写清楚。重要订单，生产事业部要开协调会，安排专人盯着。

四、生产通知单怎么走

1.预付款到账，业务员赶紧通知销售内勤。跟财务核实后做《生产通知单》，写清楚订单类别和特别注意的事项。营销经理审核后签给生技部。交货期紧的，同时打电话通知所属公司。

2.生产基地接到《生产通知单》，生技部签字，连同《技术文件》一起分解下达。特别重要的订单，在总经理办公室备案。

3.各公司拿到《生产通知单》和《技术文件》，生产主管签字确认交货期，排生产计划，调整进度偏差，至少留一天作为调整期。

4.有把握的意向订单交货期紧，或者变压器这类常规产品断货，营销总部和生产事业部可以在合同签之前就下《备货通知单》。《备货通知单》跟《生产通知单》效力一样。

五、订单落地，各环节盯紧

1. 供应部可以拒收交货期严重偏离的采购单。一旦签收就得赶紧安排采购，走动式服务，每天跟各公司生产主管、仓管员碰面，随时反馈采购信息，尽量缩短采购周期，有矛盾及时化解。

2. 正常情况货款到账当天安排发货车辆、做准备，第二天发货。业务员把货款到账情况告诉销售内勤，内勤核实后做《发货通知单》。客户对到货时间、发货物流有特殊要求，至少提前一天跟发货部说。

3.发货部接到《发货通知单》，部长签字后复印件回传销售内勤，同时转给所属公司发货组和运输部车辆调度。车辆调度按“快捷、高效、节约、安全”安排车型和到厂时间。发货组验货装车、做好防护，发货表单同步做。发货部审核发货表单和票据准确性，监管发货数量。生技部监管出厂产品质量。

4.原则上夜里不发货，特殊情况要总经理批准。发货部统一协调，所属公司、财务部、保卫部都得有专人负责。

6.生技部、供应部、发货部、生产调度、技术主管、绩效主管，都要走动式管理，全程跟进订单生产，及时纠偏。生产副总通过走动管理随时掌握特殊订单的生产进度。

7.外协代加工的订单，要下《外协加工通知单》。生产副总组织相关人员评定供应商的资质信誉、生产能力，签《合作协议》，督查质量和进度，必要时安排驻厂监造。生技部组织供应部、所属公司、发货部、销售部到现场验货。

8.销售经理、业务员和销售内勤要跟生技部、所属公司保持联系，掌握进度。延迟发货躲不掉的话，提前跟客户沟通协商。

9.各公司、各部门领导对订单执行，尤其是特殊订单，要重视，各司其职，协调服务。必要时生产副总签发《工作督办单》。

10.财务部始终留50万元的订单采购预备金。非订单采购开支要总经理批准。

六、考核和其他事

1.企管部绩效主管、生技部工程师跟踪考评所有订单。亮点和正能量表彰，每项奖励300—500元；偏差和失误通报批评，每项罚款300—500元。因不负责任造成直接经济损失的，按60%追加罚款。

2.本制度自公布之日起实施，由企管部负责解释。

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